Trong bài viết này, Bannhadanang.net sẽ cùng bạn đi sâu vào phân tích hoạt động của kho hàng với phương pháp quản lý phổ biến nhất. Căn cứ vào đó, các bạn có thể chọn lựa những phương pháp quản lý kho hàng sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp mình!

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng sẽ bao gồm các công việc như vận hành trong kho hàng, từ khâu tổ chức, sắp xếp và giám sát hàng hóa cho đến công đoạn xuất nhập khẩu hàng hóa.

Việc quản lý kho hàng sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đó có thể cập nhật về tình hình kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, còn giúp bạn nắm bắt được cả chất lượng và số lượng của hàng hóa hiện đang được lưu trữ trong nhà kho. Thông qua đó để có kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập khẩu sao cho phù hợp và cũng đảm bảo ổn định cho hoạt động sản xuất lẫn phân phối hàng hóa trên thị trường.

Việc quản lý kho hàng nếu được thực hiện xuyên suốt và quản lý khoa học còn giúp tăng cường sự an toàn trong việc bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt nhất cơ sở vật chất, thậm chí còn tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho các doanh nghiệp về lâu dài.

Cách quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp 

Để đạt hiệu quả cao thì quá trình quản lý kho hàng cần phải có những phương pháp áp dụng nhất định. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ một số phương pháp quản lý thông dụng nhất, các bạn có thể lựa chọn một hoặc nhiều phương pháp nào phù hợp nhất để áp dụng cho kho hàng của mình.

Phương pháp quản lý FIFO hoặc LIFO

FIFO và LIFO được xem là hai thuật ngữ sử dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. Cách quản lý kho hàng này nếu được tận dụng hợp lý sẽ mang lại hiệu quả rất cao trong vấn đề quản lý kho hàng.

FIFO (first in – first out ) có nghĩa là hàng hóa nhập vào trước và được xuất ra trước. Đây chính là chiến lược tuyệt vời nếu sản phẩm đó có hạn dùng giúp doanh nghiệp không bị thua lỗ vì hàng hóa hết hạn, bị lỗi hay không còn công nghệ mới nhất. Những mặt hàng nào có hạn sử dụng và dễ hư hỏng như thực phẩm, quần áo, bánh kẹo, sữa,…thì các loại hàng hóa này phải xuất kho cho các mặt hàng được nhập kho trước.

LIFO ( last in, first out ) là phương pháp nhập sau nhưng được xuất trước, ưu tiên cho những hàng hóa mới nhập vào kho sau và xuất ra trước. Phương pháp này đảm bảo hàng hóa của bạn không bị mất giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường sẽ áp dụng với những hàng hóa đồng nhất trong ngành xây dựng như than đá, cát, gạch,…

Quản lý kho hàng theo phương pháp FIFO và LIFO

Quy hoạch kho theo từng khu vực

Phương pháp quy hoạch kho theo từng vùng nên được triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian cho việc sắp xếp và xuất nhập hàng vào ra kho về sau. Việc áp dụng phương pháp này vào quản lý kho hàng tạo nên một quy trình làm việc khoa học và tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Không gian kho được bố trí phân chia từng khu vực gọn gàng nên việc sắp xếp và tìm kiếm dễ dàng hơn. Bên cạnh đó giúp hàng hóa không bị lẫn lộn và không thất lạc khi lưu trữ trong kho để tránh những tổn thất không đáng có.

Sắp xếp theo mã SKU

SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit được hiểu là mã hàng hóa. Việc sắp xếp theo mã SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng và tính chất để đặt tên cho hàng hóa bằng các chuỗi ký tự (chữ và số). Chỉ cần nhìn vào chuỗi ký tự sẽ có thể xác định được ngay vị trí đã sắp xếp hàng. SKU chính là chìa khóa dẫn đến một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt mà bạn không phải tốn nhiều công sức và thời gian tìm kiếm hàng hóa. Mỗi SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho các việc xuất chứ không bao gồm các hàng hóa đang dự định nhập vào kho.

Ví dụ, một sản phẩm giày bata được lưu trong kho tại khu B, tầng 3 ô 20, màu xanh dành cho nam ta, có thể đặt mã SKU là B320XNa. Cách đặt tên này không theo một tiêu chuẩn nào. Doanh nghiệp của bạn có thể linh hoạt đặt theo mô hình của mình, sao cho khi nhìn vào mã SKU sẽ hiểu ngay đang nói đến loại hàng hóa nào, được sắp xếp ở đâu.

Việc sắp xếp theo mã SKU là căn cứ vị trí lưu trữ và tính chất để đặt tên cho hàng hóa 

Lập sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý hàng hóa là một bản vẽ thu nhỏ hệ thống kho hàng để khi nhìn vào bạn dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa có trong kho. Sơ đồ quản lý kho có vai trò rất quan trọng. Căn cứ vào sơ đồ, người chủ doanh nghiệp có những kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch kho để khai thác triệt để đối với kho hàng.

Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Mỗi thẻ kho dùng cho một vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho. Nhiều thẻ kho gộp lại sẽ thành một quyển gọi là sổ kho. Một mẫu thẻ kho thể hiện các nội dung như thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng tồn trong kho và chữ ký của người chịu trách nhiệm. Mẫu thẻ kho phải theo mẫu của bộ Tài chính ban hành. Khi hàng hóa được xuất nhập liên tục với các mặt hàng khác nhau thì thẻ kho phải liên tục cập nhập thường xuyên để số liệu thống nhất. Việc quản lý bằng thẻ kho giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình xuất nhập hàng để có chiến lược kinh doanh thích hợp.

Dán nhãn trên từng lô hàng/ mã vạch

Mỗi loại hàng hóa được lưu trữ trong kho đều phải được dán nhãn và đặt tên để phân biệt. Ngoài ra bạn có thể sử dụng mã SKU đã nêu trên kết hợp với việc dùng thêm hệ thống máy quét mã vạch.

Khi hàng hóa được nhập vào kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập. Thông qua phiếu nhập sẽ lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm.

Kiểm tra kho thường xuyên

Đây được xem là phương pháp cơ bản nhưng lại đem hiệu quả rất tốt. Việc kiểm tra kho được đề xuất là 3 tháng hoặc 6 tháng/lần. Nếu doanh nghiệp có điều kiện có thể thực hiện kiểm tra thường xuyên hơn để việc quản lý hàng hóa tốt hơn. Kho có diện tích càng lớn thì càng mất nhiều thời gian và nhân lực để kiểm tra.

Đây là một nguyên tắc bắt buộc để việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn. Bởi vì chủ doanh nghiệp thông qua camera để theo dõi từ xa các công việc ở kho trong khi không thể trực tiếp đến kho thường xuyên. Nếu không may xảy ra mất trộm, hư hại đồ đạc, đột nhập,… có thể trích xuất hình ảnh từ camera để điều tra lại, giảm tránh thiệt hại.

Việc kiểm tra kho hàng được đề xuất là 3 tháng hoặc 6 tháng/lần

Cẩn thận trong khâu tổ chức nhân sự của kho

Tổ chức nhân sự trong kho là một khâu rất quan trọng quyết định đến hiệu quả vận hành công việc trong kho. Khi tuyển nhân viên kho, doanh nghiệp của bạn phải chọn lựa những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy. Việc tổ chức đội ngũ nhân viên quản lý kho hàng quyết định đến 50% sự thành công của doanh nghiệp tại kho.

Mua phần mềm quản lý

Diện tích kho của các doanh nghiệp thường rất lớn nên việc quản lý kho sẽ có rất nhiều khâu. Vì vậy doanh nghiệp cần mua một phần mềm quản lý kho để công việc được xử lý nhanh hơn. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng trong việc kiểm soát xuất nhập, tình trạng hàng hóa, thông tin hàng hóa,.. tiết kiệm được thời gian và có độ chính xác cao hơn quản lý thủ công.

Tuy nhiên, việc sử dụng những phần mềm quản lý thường sẽ phải trả một chi phí khá cao nên bạn cần tìm hiểu thật kỹ trước khi mua phần mềm.

Sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hóa

Đây là phương pháp thuê một đơn vị kho chung để lưu trữ hàng hóa, như vậy việc quản lý kho hàng sẽ thuộc về trách nhiệm của họ. Phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn nhờ tốn ít ngân sách, có thể kiểm soát kho từ xa, không cần tốn nhiều nhân sự. Doanh nghiệp chỉ cần vận chuyển hàng hóa mình đến nơi đã thuê mà không phải mất chi phí xây dựng kho, thuê nhân viên, phí sửa chữa mà đã được dịch vụ lưu trữ chi trả. Doanh nghiệp chỉ cần có hợp đồng thuê kho để lưu trữ hàng hóa, các công việc khác đã có dịch vụ lưu trữ đảm bảo diễn ra thuận lợi mà bạn không cần lo lắng.

Quá trình quản lý hàng hóa cần lưu ý gì?

+ Cần phải cẩn thận trong mọi công việc, đảm bảo chính xác và đúng trình tự, minh bạch.

+ Chắc chắn rằng hệ thống an ninh kho luôn 24/24 để bảo vệ an toàn cho hàng hóa trong kho.

+ Đội ngũ nhân viên quản lý kho phải làm đúng nhiệm vụ và thật cẩn trọng trong công việc để tránh phạm lỗi.

+ Nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ cần phải ký hợp đồng, đọc thật kỹ các điều khoản trước khi ký kết.

+ Đề phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường để tránh các sự cố xấu xảy ra cho kho hàng.

+ Việc xuất nhập hàng cần phải rõ ràng phải, có kế hoạch và thông báo mới được xuất nhập hàng ra vào kho.

+ Cập nhật dữ liệu thông tin hàng hóa trong kho thường xuyên và liên tục để có những phương án kinh doanh phù hợp cho kho.

+ Kiểm soát tốt các hàng hóa đang bán chạy và hàng hóa còn tồn đọng, giúp tối ưu hiệu quả bán hàng của bạn cũng như để quá trình quản lý kho hiệu quả hơn.

+ Cần phải tích hợp hiệu quả giữa các bộ phận bán hàng, kế toán, nhà quản lý. Mỗi bộ phận đều có số liệu nhất định về kho nên phải kết hợp hiệu quả các bộ phận để số liệu hàng là chính xác nhất.

Ngày nay, thị trường cho thuê kho xưởng, kinh doanh kho bãi,...khá phát triển, do nhu cầu lưu trữ hàng hóa của khách hàng ngày càng tăng cao. Nếu doanh nghiệp bạn đang kinh doanh dịch vụ cho thuê kho, ngoài đầu tư cho vật chất và nghiên cứu kỹ lưỡng các chiến lược phát triển, thì yếu tố nội tại của doanh nghiệp đó được xem là đóng vai trò then chốt. Trong số đó, vấn đề quản lý kho hàng sao cho tốt, góp phần lớn trong việc tạo ra lợi nhuận cho công ty bạn.